プライバシーポリシー
株式会社シロクマくん
株式会社シロクマくん（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するサービス「シロクマくん税務調査あんしんメンバーシップ」（以下「本サービス」といいます。）の運営にあたり、会員の個人情報の保護を最重要課題の一つとして認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令を遵守するとともに、本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）に従い、適切に個人情報を取り扱います。
第1条 個人情報の定義
本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に定める個人情報、すなわち生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含みます。）をいいます。
第2条 取得する個人情報の種類
当社は、本サービスの運営にあたり、以下の情報を取得します。
■ 個人プラン会員登録時に取得する情報
- 氏名（漢字・フリガナ）
- メールアドレス
- 住所（郵便番号・都道府県・市区町村・番地・建物名）
- 生年月日
- 電話番号
- 屋号・事業名（任意）
- 業種
- 事業形態（個人事業主・フリーランスの別）
- 会員資格確認のための自己申告情報（収入規模・申告適正性等）
- 決済情報（クレジットカード番号等はカード会社が保有し、当社は保有しません。）
■ 法人プラン会員登録時に取得する情報
- 申込法人の名称・法人番号（任意）・所在地
- 申込法人の代表者氏名（漢字・フリガナ）・メールアドレス・電話番号
- 業種
- 会員資格確認のための自己申告情報（収入規模・申告適正性等）
- 決済情報（クレジットカード番号等はカード会社が保有し、当社は保有しません。）
■ 法人プラン会員の税務調査対応時に追加取得する情報（関係者個人情報）
- 申込法人の役員・従業員に関する給与関連資料（源泉徴収簿・賃金台帳・給与計算記録等）
- 取引先との契約書・請求書・領収書等に記載される個人名等
- その他税務調査対応に必要な範囲の個人情報
■ 税務調査対応サービス利用時に追加取得する情報
- 税務調査に係る通知書類（事前通知書、調査通知書、お尋ね書面等）の内容
- 確定申告書の内容（対象税目・申告年度）
- 帳簿書類・取引記録等の税務申告関連情報
- 税務当局との交渉経緯に関する情報
■ サービス利用時に自動取得する情報
- IPアドレス、ブラウザの種類・バージョン、OSの種類
- 本サービスへのアクセス履歴・利用履歴
- Cookie等の識別情報
第3条 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的のために利用します。
- 本サービスの運営および本サービスの提供
- 会員資格の確認・管理
- 利用料金の請求・決済処理
- 税務調査対応サービスに係る提携税理士への紹介・マッチング（詳細は第5条参照）
- 本サービスに関するお知らせ・重要連絡の送付
- 税務調査メール相談サービスの提供
- 会員からのお問い合わせへの対応
- 本サービスの改善・新サービスの開発のための統計分析（個人を識別できない形での加工・集計を含む）
- 当社サービスに関するご案内・セミナー案内・機能改善情報の配信（申込法人の連絡担当者向け）
- 法令に基づく対応
- 当社または提携税理士との間の紛争解決
※税務調査対応開始時に追加取得する情報（給与関連資料・取引先個人情報を含む書類等）については、取得時点で利用目的を再通知します。
■ 法人プラン会員における関係者個人情報の取扱い
- 申込法人の代表者は、申込法人を代表して、当該法人の代表者・役員・従業員（以下「関係者」といいます。）に関する個人情報の提供について、申込法人において適法な取得・社内周知その他必要な手続を実施済みであることを表明し保証します。
- 当社は、関係者本人が容易に知り得る状態で利用目的等を公表するとともに、必要に応じて申込法人を通じた周知の実施を申込法人に求めるものとします。
- 当社は、税務調査対応に必要な範囲で、関係者の個人情報（給与関連資料を含む）を取り扱います。なお、税務調査対応開始時に新規取得する情報（賃金台帳・源泉徴収簿等）については、取得時点で利用目的を再通知します。
- 関係者本人からの開示・訂正・削除等の請求は、当社まで直接お申し出いただけます（第10条・第14条）。
- 提携税理士に対する個人情報の提供は、税理士法に基づく税務代理のため必要な範囲に限定します。提携税理士は会員（申込法人）と個別の税務代理委任契約を締結のうえ、独立した取扱事業者として情報を取扱います。
第4条 個人情報の適正な取得
当社は、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。当社は、以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、センシティブ情報（要配慮個人情報）を取得しません。
なお、税務申告情報および税務調査に関する情報は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」には該当しませんが、その性質上、特に厳重な管理を行います。
第5条 個人情報の第三者提供
当社は、以下の場合を除き、会員の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
（1）提携税理士への提供（本人同意に基づく第三者提供）
会員が税務調査対応サービスの利用を申し込んだ場合、以下の情報を提携税理士に提供します。
- 提供先：当社との業務提携契約を締結した提携税理士
- 提供目的：税務調査対応サービスの提供（税務代理委任契約の締結・履行）
- 提供する情報の範囲：氏名、住所、連絡先、税務申告に関する情報、税務調査に係る通知書類の内容その他税務調査対応に必要な情報。法人プラン会員の場合は、申込法人の関係者（役員・従業員）に関する個人情報を含むことがあります。
- 提供方法：当社の管理するシステムを経由した電子的方法または書面
提携税理士は、会員（申込法人を含む）と直接、税務代理委任契約その他の個別契約を締結し、独立した取扱事業者として個人情報を取扱います。提携税理士に対する報酬は、当社が当社と提携税理士間の業務契約に基づき直接支払うものであり、会員から提携税理士への直接の報酬支払は発生しません。
会員は、会員登録手続の最終確認画面において、上記第三者提供について明示的に同意するものとします（プラットフォーム利用規約第13条第2項）。
提携税理士は、税理士法第38条に基づく守秘義務を負い、提供を受けた情報を税務調査対応サービスの提供目的以外に使用しません。当社は、提携税理士を選定するにあたり、適切な監督・契約統制を実施します。
（2）法令に基づく提供
裁判所・捜査機関・税務当局等の法令に基づく照会・命令がある場合
（3）決済処理に係る提供
利用料金の決済処理のために必要な範囲で、クレジットカード会社・決済代行業者に必要最小限の情報を提供します。
（4）事業承継に伴う提供
事業譲渡・合併・会社分割その他の組織再編により本サービスに係る事業が第三者に承継される場合（プラットフォーム利用規約第24条第2項参照）。この場合、承継先が個人情報の保護について当社と同等の義務を負うことを条件とします。
第6条 委託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、業務処理のため以下の事業者に個人情報の取扱いを委託することがあります（個人情報保護法第27条第5項第1号）。委託先とは秘密保持・再委託制限・安全管理措置・監査協力を含む契約を締結し、適切に監督します。
- 決済代行業者（Stripe等）：決済処理のため
- システム委託先：サーバ運用・メール配信等の業務委託のため
※提携税理士は当社の業務委託先ではなく、会員と個別に契約を締結する独立した取扱事業者です（第5条（1）参照）。
第7条 個人情報の管理
当社は、取得した個人情報について、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏えい等のリスクに対し、以下の安全管理措置を講じます。
- 組織的安全管理措置：個人情報保護責任者の設置、取扱規程の整備、内部監査の実施
- 人的安全管理措置：役職員に対する個人情報保護教育の実施、守秘義務契約の締結
- 物理的安全管理措置：個人情報を取り扱う区域の管理、機器・書類等の施錠管理
- 技術的安全管理措置：アクセス制御、アクセスログの管理、外部からの不正アクセス防止
第8条 保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲で保存します。具体的な保存期間は以下のとおりです。
- 会員登録情報：退会日の属する事業年度に係る法定申告期限の翌日から7年間（法人税法施行規則第59条等の法令上、10年保存が必要な書類は10年間）
- 税務調査対応に係る情報：当該税務調査の終結日を起算点として7年間（不服申立て・訴訟等が係属している場合は、当該手続終了時まで延長）
- 決済情報：
- 当社保有分：当社の保存基準（上記会員登録情報に準じる）に従い保存します
- 決済代行業者保有分：当該事業者の規程に従い保存され、当社は決済代行業者を適切に監督します
- 問合せ対応記録：受信日から3年間
保存期間経過後は、適切な方法で個人情報を削除または匿名化します。法令上保存が義務付けられている期間が上記より長い場合は、当該法令の定めに従います。
第9条 Cookieの利用
当社は、本サービスにおいてCookieを使用します。Cookieは、会員のログイン状態の維持、サービス改善のためのアクセス解析等の目的で使用します。
会員は、ブラウザの設定によりCookieを無効にすることができますが、一部のサービス機能が利用できなくなる場合があります。
第10条 開示・訂正・削除等の請求
会員は、当社が保有する自己の個人情報について、個人情報保護法に基づき、以下の請求を行うことができます。
- 利用目的の通知
- 開示
- 内容の訂正・追加・削除
- 利用の停止・消去
- 第三者への提供の停止
請求の方法：下記お問い合わせ窓口に書面（電子メールを含む）にてお申し出ください。本人確認書類の提出をお願いする場合があります。当社は法令に従い遅滞なく対応します。通常は受付後30日以内を目安としますが、調査を要する場合は延長することがあります。
詳細な請求手続（提出書類、本人確認方法、代理人請求、手数料、回答方法）については、別紙「開示等請求手続」を当社ウェブサイト上に公表します。
なお、個人情報保護法所定の例外事由に該当する場合は、ご請求に応じられないことがあります。その場合は理由を通知します。
第11条 仮名加工情報・匿名加工情報
当社は、会員情報を加工して仮名加工情報または匿名加工情報を作成し、本サービスの改善・新サービスの開発・統計分析等の目的で利用することがあります。この場合、個人情報保護法の定める適切な加工基準に従って加工を行います。
第12条 未成年者の個人情報
本サービスは個人事業主・フリーランスまたは小規模法人を対象としており、原則として18歳以上の方を対象としています。
第13条 プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の変更、サービス内容の変更その他の事由により、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、変更の効力発生日の1ヶ月前までに当社ウェブサイトへの掲示および会員への電子メール通知によりお知らせします。
第14条 お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情・開示等の請求は、以下までお申し出ください。
| 個人情報保護責任者 | 茅根 幸祐（代表） |
|---|---|
| メールアドレス | contact@shirokuma-tax.com |
| 住所 | 〒107-0061 東京都港区北青山1-3-3 3F |
| 受付時間 | 平日10:00〜18:00（土日祝日・年末年始を除く） |